Il fornitore di servizi IT ergovia si affida a Goalscape per gestire gli OKR
Uso degli Objectives and Key Results per la gestione di progetti e team. ergovia, fornitore di software e servizi per la documentazione della formazione individuale…
Usare Objectives e Key Results per la gestione di progetti e team
ergovia, fornitore di software e servizi per la documentazione della formazione individuale con sede a Kiel (Germania), aveva obiettivi chiari. Il problema era trasformare gli obiettivi annuali in driver di piani d'azione per le attività quotidiane. Così nel 2016 ha introdotto l'approccio di leadership OKR (Objectives and Key Results). Dopo quattro anni di affinamento del Management by OKR sui propri processi, il CEO di ergovia Jens Buchloh ha portato il metodo al livello successivo con la soluzione di gestione visiva degli obiettivi Goalscape.
Una visione d'insieme degli OKR
Jens Buchloh è CEO di due aziende IT che adottano lo sviluppo software agile. Per lui è estremamente importante avere una rapida panoramica visiva di progetti e punti critici. (© ergovia GmbH) Le sfide di aziende IT e di servizi come ergovia richiedono metodi agili per allineare organizzazione, processi e persone con gli obiettivi operativi e strategici. "Spesso un reparto non sapeva nemmeno su cosa stesse lavorando un altro. Era un grosso problema, soprattutto nei progetti interdisciplinari. Ci serviva quindi un modo per prendere i metodi agili Scrum e Kanban, che già usavamo con successo nell'IT, e applicarli all'intera organizzazione, rendendo i progetti visibili a tutti. Ecco perché abbiamo deciso di introdurre il processo OKR", spiega il CEO Jens Buchloh. "Il team ha dovuto imparare prima a formulare correttamente gli obiettivi e a definire metriche e milestone lungo il percorso. Quando in azienda tutti sono ambiziosi, gli OKR possono diventare molto complicati e sembrare opprimenti. Per rendere efficace il processo, la sfida principale era mappare tutto questo in modo chiaramente comprensibile. Cercavamo qualcosa che fornisse la panoramica essenziale, con la possibilità di scendere nel dettaglio in caso di sviluppi critici. Abbiamo provato Confluence di Atlassian, ma senza risultati: l'infinito rimando tra blocchi di testo non dava la chiarezza visiva di cui il team aveva bisogno."
Definire e monitorare gli obiettivi in modo visivo
Nel 2020 il team di ergovia ha scoperto il software di gestione visiva degli obiettivi Goalscape. "L'approccio visivo unico è tanto semplice quanto brillante. In Goalscape vediamo tutto ciò che ci serve in un'unica immagine, senza perdere le informazioni di dettaglio utili per compiti specifici. Possiamo costruire una struttura di obiettivi completa fino al livello più granulare e, dalla panoramica, immergerci nel dettaglio centrando aree specifiche della mappa degli obiettivi. Possiamo quindi definire facilmente i nostri obiettivi di alto livello per ciascun trimestre, poi scomporli in sotto-obiettivi e azioni specifiche. Allo stesso tempo possiamo zoomare indietro alla vista dall'alto e coinvolgere direttamente i partecipanti al processo nella formulazione degli obiettivi di alto livello: questo ha migliorato enormemente il coinvolgimento del team e l'impegno verso questi obiettivi. Solo quando tutti comprendono le interrelazioni e i meccanismi dietro le azioni possono contribuire con idee per migliorare i processi e raggiungere gli obiettivi più rapidamente", racconta Buchloh. 
Esempio di documentazione dello stato nella goalscape OKR di ergovia
I semafori evidenziano i "punti critici"
In passato capitavano nello sviluppo software eventi che mettevano a rischio le scadenze di release. E anche quando almeno un membro del team riconosceva per tempo un problema critico, gli allarmi che lanciava non arrivavano mai alla persona giusta abbastanza presto. "Come manager mi serve una panoramica dei 'punti critici' attuali, così posso identificare e implementare subito eventuali azioni – senza dover correre di ufficio in ufficio a cercare le informazioni. Goalscape ci ha permesso di adottare una vista a volo d'uccello sui progetti e, allo stesso tempo, di scendere nel dettaglio dove necessario. Uno schema di colori ben definito rende molto più facile vedere a colpo d'occhio lo stato di tutte le milestone del progetto. Ad esempio il rosso significa che il progetto sta vacillando – serve un intervento urgente. Quando vediamo obiettivi in rosso possiamo esaminare in modo sistematico tutti i sotto-obiettivi e trovare modi per sciogliere il collo di bottiglia", spiega Buchloh.
Livello di confidenza per il raggiungimento degli obiettivi
Per indicare la probabilità che un obiettivo venga raggiunto entro la data prevista, il membro del team Responsabile inserisce nelle Note un livello di confidenza (da 0 a 10). Aggiorna questo numero ogni settimana, tenendo conto dei fattori di disturbo che si presentano. Un calo di confidenza è quindi un segnale di allarme precoce di un potenziale punto critico e permette una risposta tempestiva. Almeno una volta al mese i team si riuniscono e i project manager usano Goalscape per presentare le loro goalscape e tenere tutti aggiornati. 
Riunioni basate sul principio "KISS" – Keep it Smart & Simple
"Con i nostri OKR e la rappresentazione visiva in Goalscape possiamo identificare rapidamente i colli di bottiglia, anche molto tecnici, senza lasciare la nostra quota strategica. Vediamo dov'è il problema e possiamo discutere insieme le soluzioni possibili senza entrare in un dettaglio eccessivo in quel momento", racconta il CEO Jens Buchloh. 
Una volta al mese i team si riuniscono per usare Goalscape e presentare successi e avanzamento dei progetti (© ergovia GmbH) "La comunicazione facile su obiettivi aziendali e di team e sui nostri progressi nei singoli segmenti è vitale per pianificare e avere successo nel tempo. Questo approccio ha davvero migliorato motivazione e produttività di tutti, perché le milestone raggiunte e i successi di progetto non restano sotto traccia, ma vengono riconosciuti e celebrati come si deve. Dove abbiamo avuto la crescita maggiore? Quali canali, fonti e campagne hanno generato il maggior numero di nuovi clienti? Tutti i fattori che influenzano il raggiungimento dei nostri obiettivi sono visualizzati con facilità e condivisi in modo trasparente. Tutti possono vedere ciò che abbiamo ottenuto come squadra in ogni area, e come il raggiungimento di ogni sotto-obiettivo abbia contribuito al successo delle unità di business coinvolte. "Chiunque sia coinvolto nel progetto può vedere gli obiettivi principali, contribuirvi e impegnarsi per raggiungerli: non vede solo ciò che accade nella propria area di lavoro. E soprattutto, le riunioni sono più efficienti – e molto più corte!" Per dirla in poche parole: Goalscape ci fa risparmiare tempo, aumenta la trasparenza per il project management e ha portato la nostra collaborazione al livello successivo."