Ottimizzare le performance del team: una guida agli OKR con Goalscape

Gestire i team con Objectives and Key Results (OKR) è diventato molto popolare in tutto il mondo, soprattutto dopo l'ascesa stellare di Google, attribuita in parte all'adozione da parte di Google del processo OKR nei primi giorni da startup. Le idee alla base risalgono però a più di 70 anni fa e, nella sua essenza, si tratta semplicemente di un modo per gestire il lavoro white collar, che non può e non deve essere gestito con comandi top-down e routine ripetitive. La semplicità del processo è ciò che lo ha reso così di successo. In essenza, è un ottimo modo per applicare discipline utili, e un buon modo per introdurre, gestire e far evolvere nuovi obiettivi. Il lessico chiave degli OKR e i corrispondenti elementi in Goalscape sono: Objectives: grandi obiettivi "sfocati" Sono obiettivi che possono essere un po' generali e sfocati. Ma è un bene averli perché possono fungere da motivanti "stelle polari": ispirano le persone e danno direzione. Il numero di questi obiettivi dipende dall'obiettivo principale (al centro della mappa Goalscape); per mantenere il focus non dovrebbero essere più di 10. Gli Objectives stanno al Livello 1 della mappa degli obiettivi. Key Results: obiettivi più piccoli e concreti Sono obiettivi molto più specifici, qualificabili e quantificabili con precisione. Di solito stanno al Livello 2 della goalscape; non devono necessariamente essere sotto-obiettivi diretti degli Objectives un po' sfocati. Se hai sotto-obiettivi con specificità crescente che potrebbero non qualificarsi come key results, puoi collocarli nella goalscape tra gli Objectives e i Key Results, che a loro volta potrebbero finire al livello 3 o 4 (o anche più in basso). Questo rende Goalscape molto più flessibile rispetto ad altre soluzioni. Distinguere tra obiettivi Committed e Aspirational C'è una grande differenza tra obiettivi Committed e Aspirational. I Committed Goals sono obiettivi che devono essere raggiunti solo per mantenere un progetto (o l'intera azienda) in piedi e in vita. Gli Aspirational Goals, invece, sono obiettivi che possono creare nuove opportunità, ma se non vengono raggiunti non succede nulla di davvero grave. È una distinzione molto utile quando prioritizzi i tuoi obiettivi. Vale anche la pena taggarli con un tag "Committed" o "Aspirational" (o simili). Timeboxing Questo è un elemento cruciale del processo OKR. È comune suddividere l'anno in 4 trimestri. Qualunque periodo però va bene. Al momento preferiamo piani trimestrali a quelli annuali perché un orizzonte di poche settimane è più gratificante e permette più flessibilità nell'adattare il piano. In business più consolidati i piani annuali possono essere più adatti. Timebox più fini si definiscono semplicemente in Goalscape usando le Due Date. È essenziale aggiornare i progressi di frequente – almeno una volta a settimana. Confidence (nel raggiungere un key result/obiettivo) Chiedere alle persone quanta fiducia hanno di raggiungere un obiettivo in un dato Timebox è un modo molto efficiente per il team di capire la situazione. Al contrario, quando chiediamo "come stanno andando le cose?", rischiamo di essere sommersi da descrizioni dettagliate di tutto ciò che quella persona sta facendo. E un milione di parole potrebbe non bastare a riflettere fedelmente la realtà attuale! Questi dettagli però contano solo se le cose vanno male e c'è qualcosa da fare. Quindi nelle sessioni di goal setting e nelle review periodiche chiediamo una stima di confidence, usando numeri da 0 a 10 (10 è "fiducia assoluta", 0 è "è impossibile"). Questo mantiene le interazioni brevi e dritte al punto. Nella pianificazione trimestrale iniziale, i Committed Goals dovrebbero stare nella parte alta della scala, mentre gli Aspirational possono essere piuttosto bassi. Una confidence media può essere un buon punto di partenza per qualcosa di ambizioso. La confidence dovrebbe essere aggiornata ogni settimana. Nel terzo mese del trimestre andrebbero evitati i valori intermedi. Dovrebbe essere chiaro se gli obiettivi sono in zona verde (probabile raggiungimento) o rossa (improbabile). Per ogni obiettivo in zona rossa puoi decidere se buttarci più risorse o parcheggiarlo/eliminarlo e spendere lo sforzo altrove. Quindi la scala è così: Basso 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Alto Questo si può fare anche se un trend emerge con gli aggiornamenti settimanali. Basta annotare il trend in cima al campo Note (almeno sugli obiettivi committed) così: Confidence: 5 > 6 > 7 > 7 > 9 In questo esempio il trend nelle prime 5 settimane del trimestre è positivo e tutto sembra a posto. Nell'esempio seguente, l'obiettivo richiederebbe un po' di attenzione extra Confidence: 5 > 6 > 4 > 2 Focus Mai prima d'ora l'umanità è stata tanto facilmente distratta come oggi. Possiamo lamentarcene, oppure vedere questo fatto come un'opportunità per generare vantaggi competitivi. Saper decidere cosa fare ora (e cosa no) sta diventando una delle competenze di successo chiave del nostro tempo. Il nostro team cerca sempre di investire abbastanza tempo per decidere con cura cosa fare ORA e cosa DOPO, e taggare gli obiettivi di conseguenza. Una volta raggiunti gli obiettivi NOW, si rivalutano le priorità degli obiettivi NEXT e si seleziona uno (al massimo tre) obiettivi NOW. Il Focus-Filter di Goalscape (in alto a destra) rende davvero semplice filtrare per obiettivi NOW e NEXT per persona, vederne e esportarne una lista corrispondente. Sintesi La configurazione di base degli OKR in Goalscape è davvero semplice:

1. Definisci Objectives e Key Results in Goalscape. Opzionalmente taggali come "Committed" (da raggiungere) o "Aspirational" (si vuole raggiungere).
2. Assegna chi possiede quale obiettivo (Responsabili)
3. Imposta le importanze relative (priorità degli obiettivi) del trimestre.
4. Tagga gli obiettivi (Key Results e Task) come "NOW" o "NEXT" e focalizzati su di essi tramite il pannello Focus (in alto a sinistra)
5. Aggiorna Progress e Confidence ogni settimana
6. Fai review frequenti: festeggia i successi, fai retrospettive e pianifica il trimestre successivo (o altro periodo).

Schematicamente è così: Questo è un esempio di goalscape OKR per il Marketing: Per saperne di più sul processo e sulla terminologia OKR e scaricare il grafico, leggi il nostro articolo del blog sull'argomento qui.