Teamleistung optimieren: Leitfaden für OKRs

Das Management von Teams mit Objectives and Key Results (OKRs) ist weltweit sehr populär geworden, insbesondere seit dem steilen Aufstieg von Google, der zum Teil darauf zurückzuführen ist, dass Google den OKR-Prozess in seinen frühen Startup-Tagen eingeführt hat. Die Ideen, die sich dahinter verbergen, reichen jedoch mehr als 70 Jahre zurück und sind im Grunde genommen nur eine Möglichkeit, die Arbeit von Angestellten zu managen, die nicht durch Befehle von oben nach unten und sich wiederholende Routinen gesteuert werden kann und sollte.

Die Einfachheit des Prozesses ist der Grund für seinen großen Erfolg. Im Wesentlichen handelt es sich um eine hervorragende Methode zur Anwendung hilfreicher Disziplinen und einen effektiven Ansatz zur Einführung, Steuerung und Weiterentwicklung neuer Ziele. Die zentralen OKR-Begriffe und die entsprechenden Elemente in Goalscape sind:

Ziele: Große, unscharf definierte Ziele
Diese Ziele können etwas allgemein und unscharf formuliert sein. Es ist jedoch vorteilhaft, solche Ziele zu haben, da sie als motivierende „Leitlinien“ dienen können: Sie inspirieren Menschen und geben ihnen eine Richtung vor. Die Anzahl solcher Ziele hängt vom Hauptziel ab (im Zentrum der Goalscape-Zielkarte); zur Aufrechterhaltung des Fokus sollten es nicht mehr als 10 sein. Ziele sind auf Ebene 1 der Zielkarte positioniert.

Schlüsselergebnisse: Kleinere, konkrete Ziele
Dies sind wesentlich spezifischere Ziele, die präzise qualifiziert und quantifiziert werden können. Sie befinden sich typischerweise auf Ebene 2 der Goalscape-Zielkarte; sie müssen jedoch nicht zwangsläufig direkte Unterziele der eher unscharf definierten Ziele sein. Wenn Sie Unterziele mit zunehmender Spezifität haben, die möglicherweise nicht als Schlüsselergebnisse qualifiziert sind, können Sie diese in Ihrem Goalscape zwischen den Zielen und Schlüsselergebnissen einfügen, wobei letztere selbst auf Ebene 3 oder 4 (oder sogar tiefer) landen könnten. Dies macht Goalscape wesentlich flexibler im Vergleich zu anderen Lösungen.

Unterscheidung zwischen verbindlichen und angestrebten Zielen
Es besteht ein erheblicher Unterschied zwischen verbindlichen und angestrebten Zielen. Verbindliche Ziele sind solche, die erreicht werden müssen, um ein Projekt (oder das gesamte Unternehmen) am Laufen und am Leben zu erhalten. Angestrebte Ziele hingegen sind Ziele, die neue Möglichkeiten schaffen können, bei deren Nichterreichen jedoch keine gravierenden negativen Folgen eintreten. Diese Unterscheidung ist bei der Priorisierung Ihrer Ziele äußerst nützlich. Es empfiehlt sich auch, sie mit einem „Verbindlich“- oder „Angestrebt“-Tag (oder ähnlichem) zu kennzeichnen.

Zeitliche Begrenzung
Dies ist ein entscheidendes Element des OKR-Prozesses. Es ist üblich, das Jahr in 4 Quartale zu unterteilen. Jeder Zeitraum ist jedoch möglich. Wir bevorzugen derzeit vierteljährliche Pläne gegenüber Jahresplänen, da ein Zeithorizont von wenigen Wochen befriedigender ist und mehr Flexibilität bei der Anpassung des Plans ermöglicht. In etablierteren Unternehmen können Jahrespläne angemessener sein. Feiner unterteilte Zeiträume können in Goalscape einfach durch Fälligkeitsdaten definiert werden. Es ist unerlässlich, Ihren Fortschritt häufig zu aktualisieren – mindestens einmal pro Woche.

Zuversicht (ein Schlüsselergebnis/Ziel zu erreichen)
Die Frage nach der Zuversicht, ein Ziel innerhalb eines bestimmten Zeitraums zu erreichen, ist für ein Team eine äußerst effiziente Methode, um die aktuelle Situation zu verstehen. Im Gegensatz dazu werden wir, wenn wir Personen fragen „Wie läuft es?“, wahrscheinlich mit detaillierten Beschreibungen aller Aktivitäten dieser Person überhäuft. Und selbst eine Million Worte könnten nicht ausreichen, um die gegenwärtige Realität getreu wiederzugeben! Diese Details sind jedoch nur dann von Bedeutung, wenn die Dinge schief laufen und etwas dagegen unternommen werden kann. Daher fragen wir in Zielsetzungssitzungen und regelmäßigen Überprüfungen nach einer Einschätzung der Zuversicht, wobei wir Zahlen zwischen 0 und 10 verwenden (wobei 10 „absolute Zuversicht“ und 0 „es ist unmöglich“ bedeutet). Dies hält die Interaktionen kurz und prägnant.

Bei der anfänglichen vierteljährlichen Planung sollten die verbindlichen Ziele am oberen Ende der Vertrauensskala liegen, während die ehrgeizigen Ziele eher niedrig sein können. Eine mittlere Zuversicht kann als guter Anfang für etwas Ehrgeiziges angesehen werden. Die Zuversicht sollte jede Woche aktualisiert werden. Im dritten Monat des Quartals sollten Werte im mittleren Bereich vermieden werden. Es sollte klar sein, ob die Ziele im grünen Bereich (wahrscheinlich zu erreichen) oder im roten Bereich (unwahrscheinlich) liegen. Für jedes Ziel im roten Bereich können Sie dann entscheiden, ob Sie mehr Ressourcen dafür aufwenden oder das Ziel auf Eis legen oder streichen und den Aufwand anderweitig betreiben.

Der Bereich sieht also wie folgt aus:

Niedrig 0 1 2 3 4 5 6 7 8 9 10 Hoch

Dies kann auch geschehen, wenn sich ein Trend durch die wöchentlichen Aktualisierungen abzeichnet. Wir notieren den Trend einfach oben im Feld Notizen (zumindest bei den engagierten Zielen) wie folgt:

Vertrauen: 5 > 6 > 7 > 7 > 9

In diesem Beispiel ist der Trend in den ersten 5 Wochen des Quartals positiv und alles sieht gut aus. Im folgenden Beispiel würde das Ziel etwas mehr Aufmerksamkeit erfordern

Vertrauen: 5 > 6 > 4 > 2

Fokus
Nie zuvor war die Menschheit so leicht abzulenken wie heute. Wir können dies beklagen oder diese Tatsache als Chance zur Generierung von Wettbewerbsvorteilen betrachten. Die Fähigkeit zu entscheiden, was jetzt zu tun ist (und was nicht), entwickelt sich zu einer der entscheidenden Erfolgskompetenzen unserer Zeit. Unser Team bemüht sich stets, ausreichend Zeit zu investieren, um sorgfältig zu entscheiden, was JETZT und was als NÄCHSTES zu tun ist, und Ziele entsprechend zu kennzeichnen. Sobald JETZT-Ziele erreicht sind, werden die Prioritäten der NÄCHSTEN Ziele neu bewertet und ein (bis maximal drei) JETZT-Ziele ausgewählt.
Der Goalscape Fokus-Filter (oben rechts) ermöglicht es, mühelos nach JETZT- und NÄCHSTEN-Zielen pro Person zu filtern und eine entsprechende Liste dieser Ziele anzuzeigen und zu exportieren.

Zusammenfassung

Die grundlegende Einrichtung von OKRs in Goalscape ist wirklich einfach:

1. Definieren Sie Ziele und Schlüsselergebnisse in Goalscape. Optional können Sie Ziele als "Verbindlich" (muss erreicht werden) oder "Angestrebt" (möchte erreicht werden) kennzeichnen.
2. Weisen Sie zu, wer für welches Ziel verantwortlich ist (Responsibles)
3. Legen Sie Ihre relativen Wichtigkeiten (Prioritäten der Ziele) für das Quartal fest.
4. Markieren Sie Ziele (Schlüsselergebnisse und Aufgaben) als "JETZT" oder "NÄCHSTES" und fokussieren Sie sie über das Fokus-Panel (oben links).
5. Wöchentliches Update von Fortschritt und Zuversicht
6. Häufige Überprüfung: Feiern Sie Erfolge, führen Sie Retrospektiven durch und planen Sie für das nächste Quartal (oder einen anderen Zeitraum).

Schematisch sieht das so aus:

Dies ist ein Beispiel für ein Marketing OKR-Zielbild:

Wenn Sie mehr über den OKR-Prozess und die Terminologie erfahren und die Tabelle herunterladen möchten, lesen Sie unseren Blog-Artikel zu diesem Thema hier.