ergovia setzt auf Goalscape für OKR-Management
ergovia hat Management by OKR an seine Prozesse angepasst und mit der visuellen Zielmanagementlösung Goalscape auf die nächste Stufe gebracht.
Verwendung von Zielen und Schlüsselergebnissen für das Projekt- und Teammanagement
ergovia, a provider of software and services for the documentation of individual education based in Kiel (Germany) had some clear goals. The problem was in turning their annual goals into drivers for action plans for day-to-day business. So in 2016 they introduced the OKR Leadership approach (Objectives and Key Results). After four years of refining Management by OKR to their processes, ergovia CEO Jens Buchloh took it to the next level with the Goalscape visual goal management solution.
Ganzheitliche Sicht der OKRs
Jens Buchloh ist CEO von zwei IT-Unternehmen, die agile Softwareentwicklung einsetzen. Für ihn ist ein schneller visueller Überblick über Projekte und Hot Spots extrem wichtig. (© ergovia GmbH)
Gerade die Herausforderungen, mit denen IT- und Serviceanbieter wie ergovia konfrontiert sind, erfordern agile Methoden, um die Organisation, die Prozesse und die Mitarbeiter auf die operativen und strategischen Ziele auszurichten. Oft wusste die eine Abteilung nicht einmal, woran die andere arbeitete. Das war ein großes Problem, besonders bei interdisziplinären Projekten.
Wir brauchten also eine Möglichkeit, die agilen Scrum- und Kanban-Methoden, die wir in der IT-Abteilung erfolgreich einsetzen, auf das gesamte Unternehmen zu übertragen, um Projekte auf breiter Ebene sichtbarer zu machen. Deshalb haben wir uns für die Einführung des OKR-Prozesses entschieden", erklärt Jens Buchloh, CEO von ergovia.
Das Team musste erst lernen, wie man Ziele richtig formuliert und Metriken und Meilensteine auf dem Weg dorthin festlegt. Wenn jeder im Unternehmen ehrgeizig ist, können OKR sehr kompliziert werden und überwältigend wirken. Um den Prozess effektiv zu gestalten, bestand unsere größte Herausforderung darin, all dies auf eine klar verständliche Weise abzubilden. Wir waren auf der Suche nach etwas, das uns den nötigen Überblick verschafft und uns gleichzeitig die Möglichkeit bietet, bei kritischen Entwicklungen ins Detail zu gehen. Wir versuchten es mit Confluence von Atlassian, aber das brachte nichts: Die endlosen Verlinkungen und Verzweigungen von einem Textblock zum anderen boten nicht die visuelle Klarheit, die das Team brauchte.
Ziele setzen und visuell verfolgen
Im Jahr 2020 stieß das ergovia-Team auf die visuelle Zielmanagement-Software Goalscape. 'Der einzigartige visuelle Ansatz ist ebenso einfach wie brillant. In Goalscape sehen wir alles, was wir benötigen, in einem einzigen Bild, ohne die detaillierten Informationen zu verlieren, die wir für spezifische Aufgaben benötigen. Wir können eine vollständige Zielstruktur bis auf eine granulare Ebene aufbauen und dann von der Übersicht aus in die Details eintauchen, indem wir uns auf bestimmte Bereiche der Zielkarte konzentrieren.'
So können wir ganz einfach unsere übergeordneten Ziele für jedes Quartal definieren und sie dann in Unterziele und spezifische Aktionen aufschlüsseln. Gleichzeitig können wir auf die 'Sicht aus 30.000 Fuß' zoomen und die Prozessbeteiligten direkt in die Formulierung der übergeordneten Ziele einbeziehen: Dies verbessert das Engagement des Teams und das Engagement für diese Ziele massiv. Nur wenn jeder die Zusammenhänge und Mechanismen hinter den Aktionen versteht, kann er seine Ideen zur Verbesserung der Prozesse und zum schnelleren Erreichen der Ziele einbringen", sagt Buchloh.
Beispiel für Statusdokumentation in ergovias OKR Goalscape
Ampeln zeigen 'Brennpunkte' an
In der Vergangenheit gab es bei der Softwareentwicklung immer wieder Ereignisse, die den Veröffentlichungstermin gefährdeten. Und obwohl jedes kritische Problem für mindestens ein Teammitglied frühzeitig erkennbar gewesen wäre, erreichten die entsprechenden Warnungen nie früh genug die richtige Person.
„Als Führungskraft benötige ich einen Überblick über alle aktuellen ‚Brennpunkte‘, damit ich jegliche Maßnahmen direkt identifizieren und implementieren kann – ohne von Büro zu Büro laufen zu müssen, um danach zu suchen. Goalscape hat es uns ermöglicht, eine Vogelperspektive auf unsere Projekte einzunehmen und gleichzeitig bei Bedarf ins Detail zu gehen. Ein klar definiertes Farbschema erleichtert es erheblich, den Status aller Projektmeilensteine auf einen Blick zu erfassen. Rot bedeutet beispielsweise, dass das Projekt ins Stocken geraten ist – hier ist dringender Handlungsbedarf erforderlich. Wenn wir also rote Ziele sehen, können wir alle Unterziele systematisch betrachten und Wege finden, den Engpass aufzulösen,“ erläutert Buchloh.
Vertrauensniveau für die Zielerreichung
Um die Wahrscheinlichkeit anzugeben, dass ein Ziel bis zu seinem Fälligkeitsdatum erreicht wird, gibt das zuständige Teammitglied in den Notizen eine Vertrauensstufe (0 - 10) ein. Sie aktualisieren diese Zahl jede Woche und berücksichtigen dabei alle Störfaktoren, die auftreten.
Eine abnehmende Zuversicht ist somit ein Frühwarnsignal für einen potenziellen Brennpunkt und ermöglicht eine zeitnahe Reaktion. Mindestens einmal im Monat kommen die Teams zusammen, und die Projektmanager nutzen Goalscape, um ihre Goalscapes zu präsentieren und alle anderen auf dem Laufenden zu halten.
Meetings nach dem "KISS"-Prinzip - Keep it Smart & Simple
„Mit unseren OKRs und der visuellen Darstellung in Goalscape können wir Engpässe, selbst sehr technische, schnell identifizieren, ohne unsere strategische Höhe zu verlassen. Wir sehen, wo das Problem liegt, und können gemeinsam mögliche Lösungen diskutieren, ohne an dieser Stelle zu sehr ins Detail zu gehen,“ so ergovia-CEO Jens Buchloh.
Einmal im Monat kommen die Teams zusammen, um Goalscape zur Präsentation ihrer Erfolge und des Projektfortschritts zu nutzen (© ergovia GmbH)
Die einfache Kommunikation über die Unternehmens- und Teamziele und unsere Fortschritte in den einzelnen Segmenten ist entscheidend für die laufende Planung und den Erfolg. Dieser Ansatz hat die Motivation und Produktivität aller Beteiligten wirklich verbessert, denn erreichte Meilensteine und Projekterfolge bleiben nicht mehr unter dem Radar, sondern werden erkannt und gebührend gefeiert. Wo hatten wir die größte Entwicklung? Welche Kanäle, Quellen und Kampagnen haben die meisten Neukunden generiert? Alle Faktoren, die sich auf die Erreichung unserer Ziele auswirken, werden einfach visualisiert und transparent geteilt. Jeder kann sehen, was wir als Team in jedem Bereich erreicht haben und wie genau die Erreichung jedes Teilziels zum Erfolg der jeweiligen Geschäftsbereiche beigetragen hat.
'Alle am Projekt Beteiligten können die großen Ziele sehen, zu ihnen beitragen und sich ihnen verpflichten: Sie sehen nicht nur, was in ihrem eigenen Arbeitsbereich vor sich geht. Das Beste daran ist, dass es Meetings effizienter – und viel kürzer macht!' Kurz gesagt: Goalscape liefert Zeitersparnis, mehr Transparenz für das Projektmanagement und hat unsere Zusammenarbeit auf die nächste Stufe gehoben.'