Kommunikationstools für das Projektmanagement

Asana, Trello, Basecamp und Wrike sind alle großartig für das allgemeine Projektmanagement. Aber sie sind keine großartigen Kommunikationswerkzeuge.

Sicher, Sie können vielleicht jemanden markieren oder eine Notiz zu einem bestimmten Projekt hinterlassen, aber wenn das Ihr einziges Kommunikationsmittel ist, wird Ihre Teamausrichtung darunter leiden.

Außerdem benötigt nicht jedes Team alle Funktionen, die eine vollständige Projektmanagementlösung bietet. Herkömmliche Projektmanagement-Tools sind für kleinere Teams wahrscheinlich zu komplex, da sie in der Regel über eine Vielzahl von Funktionen verfügen, die eine gewisse Einarbeitungszeit erfordern. Infolgedessen verbringen Sie möglicherweise mehr Zeit damit, Ihr Team einzuarbeiten, als die eigentliche Arbeit zu erledigen. Und ein kompliziertes Tool mit einer langen, mühsamen Einarbeitungszeit erhöht nicht nur die Ablehnung und verringert die Nutzung des Tools, sondern verringert auch das Engagement für die Herausforderung selbst.

Um Ihnen dabei zu helfen, ein Kommunikationstool zu finden, das Sie entweder in Verbindung mit Ihrer Projektmanagement-Software oder als eigenständiges Projektmanagement-Kommunikationstool verwenden können, stellen wir Ihnen hier einige unserer Top-Tipps vor.

1) Goalscape - Ideal für Zielsetzung, Zielmanagement und zielgerichtete Kommunikation

Viele Projektmanagement-Tools ermöglichen es Ihnen, eine Liste von Aufgaben zu erstellen und sie Teammitgliedern zuzuweisen, die sie bearbeiten und nach Abschluss abhaken.

Wir haben jedoch festgestellt, dass eine 'Wäscheliste' von Aufgaben oder komplexe Tabellenpläne dazu führen können, dass sich die Teammitglieder in ihrer eigenen Arbeit vergraben und das Hauptziel des Teams vergessen. Außerdem ist es nicht einfach, auf einen Blick zu erkennen, welche Aufgaben oberste Priorität haben: Dazu muss man die gesamte Tabelle durchgehen.

Infolgedessen kann das Team leicht in Schieflage geraten: Obwohl sie an den ihnen zugewiesenen Aufgaben arbeiten, sind diese Aufgaben möglicherweise nicht die wichtigsten Beiträge zum Hauptziel.

Aus diesem Grund haben wir Goalscape entwickelt. Es ist ein visueller Goal Tracker, der es dem Team leicht macht, alles auf einen Blick zu sehen:

1. Was das Hauptziel und die entsprechenden Unterziele sind
2. Die Priorität eines jeden Teilziels
3. Der aktuelle Fortschritt jedes Teilziels

Wie Sie sehen, macht es ein visueller Ziel-Tracker für das gesamte Team einfacher, sich an den wichtigsten Prioritäten zu orientieren:

Doch selbst der schönste Ziel-Tracker reicht nicht aus, um die Teams bei der Stange zu halten, wenn sie nur einmal pro Woche darauf schauen.

Deshalb haben wir Goalscape in ein zielorientiertes Projektkommunikationstool.

Konkret können Sie Goalscape für die direkte Kommunikation verwenden:

1. Zuweisung von Aufgaben an Teammitglieder
2. Chatten direkt innerhalb von Unterzielen

Darüber hinaus macht die Struktur von Goalscape E-Mails oder Slack-Nachrichten (oder jedes andere Medium, das Sie derzeit für die Kommunikation über Ihre Projektziele verwenden) überflüssig. Sie können zum Beispiel auf einen Blick sehen:

• Woran andere Teammitglieder gerade arbeiten: Jedes Teammitglied hat eine zielgerichtete Aufgabenliste und kann Aufgaben als 'JETZT', 'NÄCHSTES', 'In der Warteschleife', usw. kennzeichnen.
• Die gesamte Konversationshistorie für ein bestimmtes Teilziel: Wenn ein neues Teammitglied zu einem Projekt hinzukommt, braucht es keine detaillierte Einweisung in alles, was gerade passiert - es kann einfach die Kommentarhistorie für die relevanten Teilziele lesen.
• Der Fortschritt und die Priorität jedes Ziels: To-Do-Listen sind entweder abgehakt oder nicht abgehakt, und es ist schwer einzuschätzen, wie viel jedes Ziel zum Hauptziel beiträgt. In Goalscape sehen Sie sofort die relative Wichtigkeit jedes Ziels (die Größe seines Häkchens) und seinen genauen Status (dunklere Schattierung). Der Fortschritt wird bei den Aufgaben auf der untersten Ebene (denn dort findet die Aktion statt) mit einem Schieberegler (0% - 100%) eingestellt.

Sie sehen also, dass Goalscape Ihre Kommunikation sehr viel effizienter macht, da es viele der Nachrichten, die Sie derzeit versenden, überflüssig macht:

• "Wann werden Sie mit diesem Projekt beginnen?
• "Wie weit ist das Projekt gediehen?"
• "Wer arbeitet an diesem Projekt?"
• "Okay, können Sie mich bei diesem Projekt auf den neuesten Stand bringen?"
• "Moment, wo haben Sie dieses Projekt in dieser E-Mail/Slack Thread erwähnt?"

Im Folgenden finden Sie einen kurzen Überblick darüber, wie Sie mit Goalscape beginnen können. Wenn Sie sich selbst davon überzeugen möchten, wie es funktioniert, können Sie noch heute eine kostenlose Testversion starten!

Schritt 1: Definieren Sie das Hauptziel Ihres Teams und erstellen Sie die Unterzielstruktur

Legen Sie zunächst das Hauptziel für Ihr Unternehmen oder Ihr Team fest. Von dort aus können Sie (und Ihre Teammitglieder) Unterziele hinzufügen. Durch die Erstellung und Verwendung dieser Zielstruktur wird Ihr Team ständig daran erinnert, welche Aufgaben oberste Priorität haben, und es besteht nicht die Möglichkeit, an Projekten zu arbeiten, die nicht zum Hauptziel beitragen.

Aber warten Sie, unsere Organisation hat mehrere große Teams, und jedes Team wird wahrscheinlich 20-30 Unterziele haben. Wird das nicht ein ziemliches Durcheinander?

Nein, Sie können immer auf ein Unterziel doppelklicken, und dieses Ziel wird in die Mitte verschoben.

Ein Mini-Goalscape unten rechts zeigt Ihnen immer noch an, wo Sie sich im Gesamtkontext befinden.

Selbst wenn Ihr Team 100 Unterziele hat, wird diese Struktur ihm helfen, den Überblick zu behalten.

Schritt 2: Setzen Sie Prioritäten bei den Teilzielen und verteilen Sie die Ressourcen richtig

Sobald Sie einige Unterziele hinzugefügt haben, können Sie diese priorisieren, indem Sie die Größe der einzelnen Unterziele anpassen. Dazu können Sie entweder den Rand jedes Teilziels ziehen oder den Schieberegler Wichtigkeit bewegen.

In Goalscape kann das gesamte Team leicht erkennen, welche Projekte Priorität haben, so dass sie den wichtigsten Aufgaben Zeit und Ressourcen zuweisen können.

Wenn ein Teammitglied ein neues Teilziel in einem beliebigen Bereich hinzufügen möchte, sieht es außerdem sofort die Auswirkungen auf die bestehenden Teilziele: Das neue Ziel konkurriert um die verfügbaren Ressourcen, so dass alle bestehenden "benachbarten" Ziele schrumpfen (ihre Bedeutung wird reduziert), um es aufzunehmen. Diese visuelle Darstellung hält die Teammitglieder davon ab, zu viele neue Ziele hinzuzufügen, denn sie sehen sofort die Auswirkungen auf den bestehenden Plan.

Schritt 3: Markieren Sie Teammitglieder und arbeiten Sie innerhalb von Unterzielen zusammen

Sie können Teammitglieder zu jedem Unterziel hinzufügen, indem Sie sie markieren. Außerdem gibt es in jedem Ziel einen Bereich Kommentare , in dem Sie direkt und spezifisch über dieses Ziel kommunizieren können.

Die direkte Kommunikation innerhalb des Teilziels (und nicht über Slack oder E-Mail) ist viel effektiver:

1. Jeder weiß genau, von welchem Projekt Sie sprechen.
2. Nur die Personen, die an diesem speziellen Teilziel arbeiten, werden benachrichtigt (und nicht alle Mitarbeiter des Gesamtprojekts), wodurch störende Nachrichten vermieden werden.

Und wenn Sie ein Teammitglied zu einem Projekt hinzufügen, müssen Sie es nicht erst einarbeiten, da es den gesamten Gesprächsverlauf direkt im Unterziel sehen kann.

Schritt 4: Verfolgen Sie den Fortschritt bei jedem Teilziel und sehen Sie den Gesamtstatus des Projekts

Goalscape macht es außerdem jedem im Team leicht, den Fortschritt jedes Teilziels zu sehen, indem er einfach einen Blick auf Goalscape wirft.

Jedes Teilziel hat einen Fortschrittsbalken, den die Teammitglieder anpassen können, um den Fortschritt bei diesem Teilziel anzuzeigen. In der Zielübersicht wird dieses Teilziel schattiert dargestellt, um den erreichten Fortschritt zu verdeutlichen. Und dieser Fortschritt wird entsprechend der Wichtigkeit des Ziels auf das übergeordnete und die übergeordneten Ziele übertragen.

Die Teammitglieder können auch Fälligkeitsdaten für jedes Unterziel hinzufügen und ihre eigenen zielgerichteten Aufgabenlisten erstellen. Und anstatt einfach nur eine "Wäscheliste" zu erstellen, können die Teammitglieder jeder Aufgabe Tags hinzufügen ("Jetzt", "Weiter", "In der Warteschleife", usw.). Auf diese Weise werden sie nie überfordert, da sie ihre Aufgabenliste nach diesen Tags filtern können. Um zum Beispiel ihre Aufgabenliste des Tages zu sehen, können die Teammitglieder die Seitenleiste von Focus öffnen und die Ziele filtern, indem sie ihren eigenen Namen (als Verantwortlicher) und das Tag 'Jetzt' auswählen. Sie können auch nach Status sortieren ('Ausstehend' oder 'In Bearbeitung').

Darüber hinaus können die Teammitglieder auch die Aufgabenlisten der anderen einsehen, indem sie den Namen eines anderen Teammitglieds und die entsprechenden Tags eingeben. Damit entfallen lästige Fragen wie "Wann arbeiten Sie an diesem Projekt?" "Wann wollen Sie dieses Projekt abschließen?"

Wenn Sie Goalscape selbst ausprobieren möchten, melden Sie sich noch heute für eine kostenlose Testversion an!

2) Geekbot - Am besten für tägliche Stand-ups und wöchentliche Check-ins

Geekbot wurde speziell für asynchrone tägliche Standups über Slack entwickelt, aber Teams können es auch für Sprint-Retrospektiven, Slack-Umfragen und mehr verwenden.

Es macht es einfach, Fragen zu stellen wie "Was haben Sie seit unserem letzten Statusbericht getan?" "Was werden Sie heute tun?" und "Gibt es etwas, das Ihren Fortschritt behindert?".

Geekbot macht es Ihnen auch leicht, die allgemeine Stimmung in Ihrem Team mit einem Diagramm und einer Punktzahl für die Zufriedenheit Ihres Teams zu messen.

Es gibt jedoch keine visuelle Übersicht, die Prioritäten und Fortschritte in jedem Bereich anzeigt.

Es werden sowohl kostenlose als auch kostenpflichtige Pläne angeboten. Der kostenlose Plan ist für Teams mit bis zu 10 Personen verfügbar, und die kostenpflichtigen Pläne bieten eine unbegrenzte Anzahl von Teammitgliedern.

3) Dropbox - Am besten für die gemeinsame Nutzung von Dateien

Dropbox wird vielleicht nicht als Standard-Kommunikationstool betrachtet, aber wir haben festgestellt, dass Sie Ihre Arbeitsabläufe viel effizienter gestalten können, wenn Sie sicherstellen, dass alle Ihre Dateien am richtigen Ort untergebracht sind.

Darüber hinaus können Sie Teammitglieder für bestimmte Projekte markieren, Kommentare abgeben und direkt auf der Plattform Feedback geben (ähnlich wie bei Google Drive).

Dropbox bietet auch Vorlagen wie "Social Media Plan", "Markenrichtlinien", "Inhaltskalender" und mehr.

So finden Sie alles, was Sie brauchen, leicht an einem Ort, denn Dropbox unterstützt den gesamten Lebenszyklus eines Projekts.

Es handelt sich um eine 'Ordner'-Struktur mit zusammenhängenden Dokumenten, aber keinen Hinweis auf Fortschritte bei den Zielen und dem Gesamtprojekt.

4) Zoom - Ideal für Videokonferenzen

Da immer mehr Teams aus der Ferne arbeiten, sind gelegentliche Interaktionen von Angesicht zu Angesicht unverzichtbar, und Zoom ist eines der wichtigsten Kommunikationstools, die Sie zu Ihrem Tech-Stack hinzufügen können.

Obwohl es Skype sehr ähnlich ist, scheint Zoom das bevorzugte Videokonferenz-Tool zu sein, da es einfach zu bedienen ist:

• Videos aufnehmen und speichern
• Automatisch einen Ort zur Einladung hinzufügen
• Integration mit praktisch jeder Software

Zoom hat verschiedene Preisoptionen und einen kostenlosen Plan. Wenn Sie sich für einen kostenpflichtigen Plan entscheiden, hängt der Preis hauptsächlich von der Größe des Besprechungsraums (wie viele Personen am Anruf teilnehmen), der Anrufdauer und dem Cloud-Speicher ab. Wenn Ihr Team also viele Videoanrufe tätigt, könnte sich die Investition lohnen.

Obwohl es für Anrufe und Webkonferenzen hervorragend geeignet ist, benötigen Sie dennoch eine Möglichkeit, um Pläne für die Projekte, an denen Sie arbeiten, zu definieren und Ihre Fortschritte zu verfolgen, damit Sie in Besprechungen sinnvolle Diskussionen führen können (um zu entscheiden, was jetzt getan werden muss).

5) Slack - Am besten für Chats und Gruppendiskussionen

Da immer mehr Unternehmen aus der Ferne arbeiten, können Teams nicht mehr zum Schreibtisch eines Kollegen gehen, um eine Frage zu stellen. Um die Kommunikation im Team effizient zu halten, sollten Sie daher Slack verwenden.

Es ist mit einer Chat-Schnittstelle ausgestattet und ermöglicht es den Verantwortlichen, verschiedene Kommunikationskanäle für unterschiedliche Projekte einzurichten.

Standardmäßig sendet Slack Echtzeit-Benachrichtigungen, wenn Sie eine Nachricht erhalten. Sie können jedoch die Benachrichtigungseinstellungen anpassen, wenn es zu laut wird.

Slack allein reicht vielleicht nicht aus, um Ihre Ziele zu erreichen, aber es ist sicherlich hilfreich, wenn Sie eine einfache Möglichkeit brauchen, mit Ihren Kollegen zu chatten.

6) Miro - Am besten für Online-Brainstorming

Während Remote-Mitarbeiter nicht an einem physischen Whiteboard brainstormen können, ermöglicht Miro den Teammitgliedern die digitale Zusammenarbeit an einem virtuellen Whiteboard.

Es ist mit Zoom integriert, so dass Sie das digitale Whiteboard während des Anrufs auf dem Bildschirm freigeben können und die Teammitglieder die Projektkarte virtuell bearbeiten können. Zu den Bearbeitungsoptionen gehören das Ziehen und Ablegen von Aufgaben, das Hinzufügen von virtuellen Haftnotizen und das Hochladen von Dateien (z. B. Tabellenkalkulationen, PDFs, Dokumente und Bilder).

Für den Anfang können Sie eine der vorgefertigten Vorlagen von Miro auswählen, z.B. ein Geschäftsmodell, eine User Story Map, ein Fishbone-Diagramm, eine Mind Map und vieles mehr. Sobald Sie jedoch Ihre Whiteboards haben, müssen Sie Ihre vereinbarten Pläne in ein strukturierteres Tool übertragen, um Aufgaben zuzuweisen, den Fortschritt zu verfolgen und den Gesamtstatus zu überwachen.

Neben der Zoom-Integration lässt sich Miro auch mit anderen Collaboration-Tools wie Jira, Trello und Slack integrieren.

Auswahl eines Projektmanagement-Kommunikationstools für Ihre Bedürfnisse

Die Verbesserung der Projektkommunikation beginnt damit, dass sich das Team über das Hauptziel und die wichtigsten unterstützenden Unterziele einig ist.

Sobald sich alle an der Mission und den wichtigsten Meilensteinen orientieren, werden Sie feststellen, dass auch die Kommunikation viel effizienter wird.

Wenn Sie also ein einfaches System suchen, das es dem Team leicht macht, Ziele zu setzen, den Fortschritt zu verfolgen und zusammenzuarbeiten, sollten Sie Goalscape noch heute kostenlos testen.