Software zur Projektpriorisierung in Teams

Eines der größten Probleme, die wir bei der Verwendung von Excel oder sogar einer To-Do-Checkliste für die Projektpriorisierung festgestellt haben, ist, dass Sie nicht visuell (in weniger als 10 Sekunden) ableiten können, welche Aufgaben/Teilziele innerhalb eines Projekts höchste Priorität haben.

Da die Aufgaben/Teilziele den Fahrplan zum Endziel darstellen, verringert das Versäumnis, die Prioritäten der Teilziele zu bestimmen, Ihre Chancen, das Endziel zu erreichen.

Mit genau dieser Herausforderung sahen sich der Goalscape-Gründer Marcus Baur konfrontiert, als er sein Segelteam auf die Olympischen Spiele vorbereitete. Damals nutzte er detaillierte Trainingspläne in Tabellenkalkulationen – doch deren Komplexität erschwerte es, die wichtigsten Teilziele zu erkennen.

Dieser Schmerzpunkt veranlasste sie, verschiedene Softwarelösungen zur Projektpriorisierung zu untersuchen und schließlich ihr eigenes Tool zu entwickeln.

Ob Sie nun ein Team in einem geschäftlichen Umfeld leiten oder ein Team zu einem Weltmeistertitel führen, hier finden Sie einen Überblick über die besten Projektpriorisierungstools. Wir stellen Ihnen zunächst unser eigenes Tool, Goalscape (das wir für unsere Projektpriorisierungsbedürfnisse verwenden), vor und präsentieren Ihnen dann einige alternative Lösungen.

Wie wir diese Projektpriorisierungstools ausgewählt haben (neue Daten)

Wir wollten wissen, was die Leute von einer Software zur Projektpriorisierung erwarten. Also haben wir eine Studie mit 100 Projektmanagern durchgeführt, um herauszufinden, was den Benutzern bei der Auswahl einer Lösung am wichtigsten ist. Hier finden Sie eine Zusammenfassung unserer Ergebnisse (und wie sie die Tools bestimmt haben, die wir für diesen Beitrag verglichen haben).

1. Wenn die Befragten eine Sache an ihrer aktuellen Projektpriorisierungssoftware ändern könnten, würde die Mehrheit (44%) die Möglichkeit hinzufügen, direkt innerhalb der Plattform zu kommunizieren. Die zweithäufigste Änderung, die die Befragten vornehmen würden, wäre, das Tool intuitiver zu gestalten.
   

2. Die meisten Projektpriorisierungstools (58%) brauchen ein paar Tage, um sie zu verstehen. Etwa 28% der Projektpriorisierungstools benötigen mindestens eine Woche, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten.

   

Da wir nun über diese Daten verfügen, haben wir auf der Grundlage dieser Erkenntnisse diese Liste von Tools zur Projektpriorisierung zusammengestellt.

1) Goalscape

Als Marcus und Richard ihre Teams für die Olympiade trainierten, hatten sie ein Problem mit ihren Tabellenkalkulationen:

1. Das allgemeine Layout der Tabelle war überwältigend, was bedeutete, dass die Athleten, Trainer und Betreuer keinen gemeinsamen Überblick über den Plan hatten.
2. Selbst wenn das Team die Tabellen las und verstand, hatten die Teammitglieder in der Regel unterschiedliche Vorstellungen davon, welche Aufgaben höchste Priorität hatten.

Infolgedessen fehlte es an Klarheit und es bestand die Gefahr, dass zu viel Zeit auf Aufgaben verwendet wurde, die nicht viel zum Erreichen des Hauptziels beitrugen.

Um diese Probleme zu lösen, haben wir Goalscape als visuelle Projektpriorisierungssoftware entwickelt.

Der Hauptvorteil besteht darin, dass das gesamte Team auf einen Blick sehen kann, welche Teilziele die höchsten Prioritäten haben und wie weit die einzelnen Teilziele fortgeschritten sind. In weniger als 30 Sekunden haben sie einen vollständigen Überblick über:

• Das wichtigste Ziel, auf das alle hinarbeiten
• Welche unterstützenden Ziele oberste Priorität haben und wie sie zum Gesamtbild beitragen
• Der Fortschritt in jedem Bereich und insgesamt

Goalscape ermöglicht Ihrem Team nicht nur, direkt zu erkennen, welche Aufgaben Priorität haben und wie der Fortschritt bei jeder Aufgabe ist, sondern macht Ihre Ziele auch umsetzbar, indem Ihr Team direkt innerhalb jedes Unterziels kommunizieren und Aufgaben zuweisen kann.

Auf diese Weise hat das Team jeden Tag das Endziel vor Augen, und jede einzelne Aufgabe ist auf ein bestimmtes Ziel ausgerichtet, das auf ihrem Beitrag zum Projekterfolg basiert.

Dadurch wird verhindert, dass Ihr Team an Aufgaben mit niedriger Priorität oder an viel zu tunder Arbeit arbeitet.

Im Folgenden erläutern wir, wie Goalscape die Ausrichtung, das Engagement und die Effizienz von Teams verbessert.

Oder, wenn Sie Goalscape sofort ausprobieren möchten, können Sie es kostenlos testen.

Machen Sie Ihre Ziele umsetzbar und skalieren Sie unendlich

Der erste Schritt besteht darin, das Hauptziel zu definieren. Für Ihr Unternehmen lohnt es sich, einige Zeit darauf zu verwenden, einen inspirierenden Ausdruck zu finden, der Ihr übergeordnetes Ziel beschreibt: etwas, hinter dem die Menschen wirklich stehen, weil es mit ihren persönlichen Zielen übereinstimmt. Bei kurzfristigen Projektzielen sollten Sie sich kurz und bündig fassen.

Sobald Sie Ihr Hauptziel in der Mitte Ihrer Zielkarte eingetragen haben, fügen Sie die Unterziele hinzu, die zur Erreichung des Hauptziels erfüllt werden müssen. Diese unterteilen sich in der Regel in Aktivitäten in verschiedenen Bereichen, für die verschiedene (Teams von) Personen verantwortlich sein können.

Wenn das Ziel eines Verkaufsprojekts beispielsweise lautet: "In diesem Quartal 20 zusätzliche Kunden gewinnen", könnten die Unterziele lauten: "100 zusätzliche Website-Besucher von Google pro Monat erhalten" und "E-Mail-Konversionsraten um 1 % verbessern".

Für jedes dieser Unterziele können Sie dann noch mehr Unterziele erstellen und diese in überschaubare Arbeitsabschnitte mit einem definierten Zielzustand, Kennzahlen und Meilensteinen und wahrscheinlich einem Fälligkeitsdatum unterteilen.

Es gibt keine Begrenzung für die Anzahl der Unterziele, die Sie hinzufügen können, so dass es unendlich skalierbar ist, um eine vollständige Analyse der Herausforderung zu ermöglichen.

Visuelle Prioritätensetzung

Ein Hauptproblem bei Aufgabenlisten und Tabellen ist, dass sie Ihrem Team nicht deutlich zeigen, welche Aufgaben oberste Priorität haben. Stattdessen fühlt man sich durch die schiere Anzahl der Aufgaben oft überfordert und verloren.

Goalscape verwendet daher eine visuelle Darstellung, um die relative Bedeutung von jedem Ziel einfach und direkt anzuzeigen: Es ist die Größe des Kreissegments jedes Ziels.

Wenn Sie z.B. drei verschiedene Aufgaben haben und eine davon deutlich wichtiger ist als die anderen beiden, können Sie die Größe dieses Teilziels so anpassen, dass es deutlich größer ist als die beiden anderen.

Um die Größe jedes Unterziels anzupassen, können Sie den Rand des Unterziels ziehen oder den Schieberegler für die Wichtigkeit in seinem Bereich verwenden und ihn auf einen bestimmten Prozentsatz einstellen.

Wie Sie in dem obigen Goalscape sehen können, ist sofort ersichtlich, welche Unterziele die wichtigsten sind.

Visuelle Fortschrittsverfolgung

Wenn Sie eine Aufgabenliste verwenden, um den Projektfortschritt zu verfolgen, ist das Projekt entweder abgehakt (erledigt) oder nicht abgehakt (nicht erledigt). Das bedeutet, dass Sie nicht sehen können, wie nah es an der Fertigstellung ist oder ob überhaupt jemand mit der Arbeit daran begonnen hat.

Die Festlegung der Position in jedem Bereich eines Projekts beruhte traditionell auf ständigen E-Mails und Slack-Nachrichten ("Haben Sie mit der Arbeit an diesem Ziel begonnen?"; "Wie kommen Sie damit voran?"). Aber jedes "Ping", das ein Teammitglied erhält, bedeutet, dass es seine Arbeit unterbrechen und auf die Nachricht antworten muss. Dieser ständige Kontextwechsel schadet nicht nur der Produktivität, sondern beeinträchtigt auch die Stimmung und das Engagement der Mitarbeiter.

Mit Goalscape können Sie den Fortschritt in jedem Bereich und insgesamt jederzeit auf einen Blick beurteilen - ohne eine einzige Nachricht zu versenden!

Während sie arbeiten und Meilensteine auf dem Weg zur Vollendung der Ziele erreichen, aktualisieren die Teammitglieder den Fortschritt jedes Teilziels, um dessen aktuellen Status wiederzugeben. Sie können den Projektfortschritt so häufig überprüfen, wie Sie möchten, ohne Ihre Teammitglieder mit lästigen Nachrichten zu belästigen. Und das Wegfallen aller unnötigen Hin- und Her-Nachrichten sorgt für eine effizientere, glücklichere Arbeitsumgebung.

Sie können auch jedem Teilziel ein Fälligkeitsdatum hinzufügen, damit die Ergebnisse immer rechtzeitig fertiggestellt werden.

Zielgerichtete Teamzusammenarbeit

Goalscape eliminiert die Notwendigkeit vieler Kommunikation ('Wie ist der Zeitplan für dieses Projekt?'), aber Ihre Teammitglieder werden dennoch Fragen zu spezifischen Zielen stellen müssen, wie zum Beispiel 'Schalten wir Facebook-Anzeigen nur für Zielgruppe A? Oder schalten wir auch Anzeigen für die Zielgruppe B? Und wie hoch ist die Konversionsrate in diesem Fall? '

Früher wurden solche Diskussionen in einem Slack- oder E-Mail-Thread geführt. Diese Threads können jedoch schnell unübersichtlich werden. Zunächst müssen Sie feststellen, über welche Facebook-Anzeigen Sie sprechen, und dann sicherstellen, dass alle richtigen Personen einbezogen werden (z. B. der Marketingleiter, der Kontakt zur Werbeagentur, der Grafikdesigner usw.).

Bei so vielen verschiedenen Beteiligten können die Nachrichten allerdings leicht zu laut werden. Der Grafikdesigner zum Beispiel muss wahrscheinlich nur eine Nachricht im gesamten Thread lesen. Diese Person wird also wahrscheinlich aufhören, die Nachrichten zu lesen, und verpasst so möglicherweise die wichtigsten Informationen, die sie benötigt.

Kurz gesagt, es ist wirklich frustrierend und kann dazu führen, dass Ihr Projekt in Verzug gerät.

Um dies zu lösen, ermöglicht Goalscape dem Team, direkt im relevanten Unterziel zu kommunizieren. Auf diese Weise können Sie, wann immer Sie eine Frage haben, einen Kommentar zu diesem spezifischen Unterziel abgeben. So weiß jeder genau, über welches Projekt Sie sprechen, und nur die an diesem bestimmten Ziel beteiligten Personen erhalten eine E-Mail-Benachrichtigung. Und der E-Mail-Betreff ist der Zielname, sodass die Leute genau wissen, worum es in jeder Nachricht geht, bevor sie sie öffnen.

Wenn Sie jemanden zu einem Projekt hinzufügen, kann er außerdem den gesamten Konversationsverlauf für alle Ziele sehen, an denen er arbeiten wird, was die Einarbeitungszeit für neue Teammitglieder verkürzt.

Wenn Sie beispielsweise ein neues Werbemotiv für eine bestimmte Kampagne benötigen, markieren Sie einfach den Grafikdesigner für dieses Projekt. Dann kann er den gesamten Gesprächsverlauf an einem Ort sehen (und muss sich nicht fragen, über welches Projekt Sie sprechen).

Darüber hinaus kann jeder sehen, woran jeder zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeitet, dank der Status-Tags wie 'Weiter', 'Jetzt', 'In der Warteschleife' oder anderen Tags, die Sie verwenden möchten.

Während die Teammitglieder arbeiten, können sie den Fortschritt aller ihrer Ziele aktualisieren. Goalscape erstellt dann eine To-Do-Liste basierend auf Auswahlen nach Datum, Fortschritt, Person und Tag. Auf diese Weise können Teammitglieder schnell auf eine To-Do-Liste aller ihrer Aufgaben zugreifen, indem sie das Projekt einfach filtern, indem sie ihren eigenen Namen und dann ein bestimmtes Tag wie „Jetzt“ oder „Nächstes“ auswählen. So wird sofort Klarheit in der Komplexität geschaffen, was bedeutet, dass sich die Menschen nie von der Größe der Herausforderung überfordert fühlen.

Dies ist auch für Manager nützlich, da sie sehen können, woran jeder zu einem bestimmten Zeitpunkt arbeitet, ohne jemandem eine Nachricht schicken oder gar einen Bericht erstellen zu müssen. Damit entfallen Fragen wie "*Wann arbeiten Sie an dem Instagram-Projekt?*Stattdessen können sie einfach auf den Namen des Teammitglieds (als Verantwortlicher) klicken und nach "Jetzt" oder "Als Nächstes" filtern, um zu sehen, wo das Ziel im Arbeitsplan der betreffenden Person steht.

Es gibt zwar viele verschiedene Tools zur Projektpriorisierung, aber Goalscape ist einzigartig, weil es visuell und umsetzbar ist.

Testen Sie es noch heute kostenlos, um zu sehen, ob Goalscape das Beste für Ihr Team ist.

2) ProduktBoard

ProductBoard ist eine Projektmanagement-Software mit den folgenden Hauptfunktionen:

• Erstellen Sie Roadmaps: Sie können agile Roadmaps mit einer kalenderähnlichen Oberfläche erstellen.
• Prioritätensetzung: Mit ProductBoard können Sie den 'Wert' jeder Funktion, den geschätzten Aufwand und die Einstufung als 'Must have' oder 'Nice to have' bewerten.
• Zentrales Feedback: Wenn Sie über mehrere verschiedene Feedback-Quellen verfügen (Intercom-Chat, Bewertungen, Salesforce usw.), kann ProductBoard diese an einem einzigen Ort zusammenführen, damit Sie die wichtigsten Initiativen identifizieren können. Die Funktion Smart Insights kann sogar Vorschläge für Sie machen.
• Validieren Sie Ideen: Mit ProductBoard können Sie auch Ihr Publikum befragen, um neue Ideen zu validieren. Die Kunden können auswählen, ob eine Funktion "schön zu haben", "wichtig" oder "kritisch" ist, und qualitatives Feedback hinterlassen.

ProductBoard richtet sich an Softwareentwicklungsteams, die effizienter arbeiten möchten.

Außerdem lässt es sich mit vielen gängigen Tools wie Slack, Salesforce, Microsoft Teams und anderen integrieren.

3) Jira

Jira bezeichnet sich selbst als "die Nummer eins unter den Softwareentwicklungswerkzeugen für agile Teams". Es ermöglicht Software-Teams die Zuweisung von Aufgaben, die Verfolgung des Fortschritts und die Zusammenarbeit über Projektpläne und Scrum Boards.

Während des Projektplanungsprozesses können Sie Personen Aufgaben zuweisen, eine Vorlaufzeit festlegen und eine Beschreibung hinzufügen. Sobald der Beauftragte mit der Arbeit an einer Aufgabe beginnt, kann er den Status von 'zu erledigen' auf 'in Arbeit' ändern. Sobald die Aufgabe erledigt ist, kann er den Status von 'in Arbeit' auf 'erledigt' ändern.

Das Berichts-Dashboard bietet einen detaillierten Überblick darüber, wie Sie im Verhältnis zu den Geschäftszielen abschneiden, mit Sprint-Berichten, Burn-Down-Diagrammen, Release-Burn-Downs und Geschwindigkeitsdiagrammen.

4) Trello

Trello ist ein Projektmanagement-Tool, das für die Verwendung von einfachen Kanban-Boards bekannt ist. Zu jedem Projekt können Sie mehrere Tafeln hinzufügen (z. B. "Ideen", "Start" und "Optimierung"). Innerhalb jeder Tafel können Sie bestimmte Aufgaben hinzufügen, To-Do-Listen erstellen und vieles mehr.

Sobald Ihr Projekt eingerichtet ist, können Sie Teammitglieder zu den entsprechenden Aufgaben hinzufügen, Fälligkeitsdaten festlegen und im Kommentarbereich zusammenarbeiten.

Selbst wenn Sie noch nie eine Kanban-Tafel erstellt haben, erleichtert Trello Ihnen den Einstieg mit anpassbaren Vorlagen für verschiedene Projekte (z. B. "Agile Teams" und "Design Huddles").

Trello lässt sich auch mit über 200 anderen Tools wie Slack, Jira und Salesforce integrieren.

5) Airfocus

Airfocus bezeichnet sich selbst als "modulare Produktmanagement-Plattform" und hat in den letzten Jahren unter Projektmanagern an Popularität gewonnen.

Es bietet eine spezielle Priorisierungsfunktion, mit der Sie den Wert (Auswirkung und Umsatz) und den Aufwand für die Ausführung eines bestimmten Projekts definieren können. Auf der Grundlage der von Ihnen definierten Metriken (Auswirkung, Umsatz und Aufwand) erstellt Airfocus für jedes Projekt eine Bewertung. Auf diese Weise können Sie schnell Projekte mit hoher Auswirkung und minimalem Ausführungsaufwand identifizieren.

Zusätzlich zu seinen Priorisierungsfunktionen bietet Airfocus auch diese Funktionen:

• Roadmaps
• Veröffentlichungen
• Modularität
• Einblicke

Es lässt sich auch mit Intercom (für Kundenfeedback), Jira und Azure DevOps integrieren.

6) Aha!

Aha! ist in erster Linie eine Softwarelösung für Produkt-Roadmaps, die die Priorisierung von Projekten erleichtern soll.

Es bietet verschiedene Vorlagen für Projektpläne, darunter Kanban-Tafeln, Gantt-Diagramme und mehr. Außerdem bietet es eine Reihe von Funktionen für die Zusammenarbeit, wie z.B. das Kommentieren, sowie Möglichkeiten, den Projekterfolg zu verfolgen.

Zu den wichtigsten Funktionen von Aha gehören:

• Aha Roadmaps: Es ermöglicht Ihnen, eine Strategie zu erstellen, Funktionen zu priorisieren und visuelle Pläne zu entwerfen.
• Aha-Ideen: Sie können Feedback einholen, sich mit der Community austauschen und Trends analysieren.
• Aha Create: Dies ist eine Art Notizbuch, in dem Sie wichtige Informationen, Whiteboard-Konzepte und vieles mehr festhalten können.

Es ist ein ziemlich komplexes Tool, das sich vor allem an größere Teams in der Softwareentwicklung richtet.

7) ProdPad

ProdPad ist eine Projektmanagementlösung, die sich von anderen Tools dadurch unterscheidet, dass sie Kundenfeedback erfasst, sammelt und in Ihren Workflow integriert.

Auf diese Weise können Sie sehen, welche Projekte Sie aufgrund des Kundenfeedbacks priorisieren sollten.

Neben der Erfassung von Kundenfeedback bietet es auch andere gängige Projektmanagement-Funktionen wie:

• Produkt-Roadmaps
• Ideenmanagement
• Product Backlog Arbeitsablauf
• OKRs

ProdPad bietet auch einen KI-Assistenten, der Ihnen Produktempfehlungen auf der Grundlage von Trends aus dem Kundenfeedback gibt.

Außerdem lässt es sich mit Lösungen wie Jira, Azure Devops und mehr integrieren.

Auswahl der besten Projektpriorisierungssoftware für Ihr Team

Es gibt viele verschiedene Tools für die Projektpriorisierung, aber nur eine Handvoll davon macht auf einen Blick deutlich, welche Aufgaben das Team priorisieren sollte.

Wenn sich Ihr Team nicht über die Strategie zur Erreichung des Ziels einig ist, ist es unwahrscheinlich, dass Sie das Endziel erreichen werden. Und wenn Ihre Kommunikation nicht zielorientiert ist, kann dies der Produktivität, dem Engagement und der Moral schaden.

Wir haben Goalscape entwickelt, weil wir kein Tool finden konnten, das unseren Anforderungen entsprach. Wenn auch Sie ein Tool wünschen, das es einfach macht, Ziele zu priorisieren und den Fortschritt zu verfolgen, testen Sie Goalscape kostenlos.