I migliori strumenti di comunicazione per il project management

Asana, Trello, Basecamp e Wrike sono tutti ottimi per il project management generale. Non sono però grandi strumenti di comunicazione. Certo, puoi taggare qualcuno o lasciare una nota su un certo progetto; ma se questo è il tuo unico mezzo di comunicazione, l'allineamento del tuo team ne risentirà. Inoltre, non tutti i team hanno bisogno di tutte le funzionalità offerte da una soluzione completa di project management. Gli strumenti tradizionali di project management sono probabilmente troppo complessi per i team più piccoli, dato che hanno tipicamente molte funzioni che richiedono tempo per essere apprese. Di conseguenza, potresti passare più tempo a cercare di far salire a bordo il team che a portare avanti il lavoro. E uno strumento complicato, con un'adozione lunga e faticosa, non solo aumenta la resistenza e riduce l'uso dello strumento, ma riduce l'engagement sulla sfida stessa. Per aiutarti a trovare uno strumento di comunicazione che puoi usare sia in tandem con il tuo software di project management, sia come strumento di comunicazione per il project management a sé stante, ecco qualcuna delle nostre scelte migliori.

1) Goalscape - Il migliore per goal setting, gestione degli obiettivi e comunicazione orientata agli obiettivi

Molti strumenti di project management ti permettono di creare una lista di task e assegnarli a membri del team che ci lavorano e li spuntano al completamento. Abbiamo però scoperto che una "lista della spesa" di to-do, o piani su fogli di calcolo complessi, possono far sì che i membri del team si seppelliscano nel proprio lavoro e dimentichino l'Obiettivo principale del team. Inoltre, non è facile vedere a colpo d'occhio quali task siano le top priority: richiede di passare in rassegna l'intero foglio di calcolo. Di conseguenza, è facile che il team perda l'allineamento: anche se stanno lavorando sui task assegnati, quei task potrebbero non essere i contributi più importanti all'Obiettivo principale. Per questo abbiamo creato Goalscape. È un goal tracker visivo che rende facile per il team vedere, a colpo d'occhio:

Quale sia l'Obiettivo principale e quali i corrispondenti sotto-obiettivi
La priorità di ogni sotto-obiettivo
L'avanzamento attuale di ogni sotto-obiettivo

Come vedi, un goal tracker visivo rende più facile per tutto il team rimanere allineato sulle priorità chiave: Però anche il più bel goal tracker non basta a tenere allineati i team se lo si guarda solo una volta a settimana. Per questo abbiamo trasformato Goalscape in un** strumento di comunicazione di progetto orientato agli obiettivi**. Nello specifico, puoi usare Goalscape per la comunicazione diretta:

Assegnando task ai membri del team
Chattando direttamente all'interno dei sotto-obiettivi

Inoltre, la struttura di Goalscape elimina la necessità di email o messaggi Slack (o di qualunque altro mezzo tu stia usando per comunicare sugli obiettivi di progetto). Per esempio, puoi vedere a colpo d'occhio:

Su cosa stanno lavorando gli altri membri del team: ogni membro del team ha una to-do list orientata agli obiettivi e può etichettare i task come "NOW", "NEXT", "On hold", ecc.
L'intera cronologia della conversazione per un sotto-obiettivo specifico: quando un nuovo membro del team si unisce a un progetto, non ha bisogno di un briefing dettagliato su tutto ciò che sta succedendo – può semplicemente leggere la cronologia dei commenti per i sotto-obiettivi rilevanti.
Lo stato di avanzamento e la priorità di ogni obiettivo: le to-do list sono spuntate o non spuntate, ed è difficile valutare quanto ciascuna contribuisca all'Obiettivo principale. In Goalscape puoi vedere immediatamente l'importanza relativa di ogni obiettivo (la dimensione della sua fetta) e il suo stato preciso (ombreggiatura più scura). L'avanzamento si imposta sui task al livello più basso (perché è lì che avviene l'azione), usando uno slider (0% - 100%).

Come vedi, Goalscape rende la tua comunicazione molto più efficiente perché elimina la necessità di molti dei messaggi che stai mandando ora, come:

"Quando inizierai questo progetto?"
"A che punto è questo progetto?"
"Chi sta lavorando su questo progetto?"
"Okay, puoi aggiornarmi su questo progetto?"
"Aspetta, dove hai menzionato quel progetto in questa email/thread Slack?"

Quella che segue è una rapida panoramica su come iniziare con Goalscape. ** Oppure, per vedere tu stesso come funziona, puoiiniziare una prova gratuita oggi!**

Passo 1: Definisci l'Obiettivo principale del team e crea la struttura dei sotto-obiettivi

Per prima cosa, stabilisci l'Obiettivo principale per la tua azienda o il tuo team. Da lì, tu (e i membri del team) potete aggiungere sotto-obiettivi. Creando e usando questa struttura di obiettivi, il team è costantemente ricordato di quali task sono le top priority; e questo elimina la possibilità di lavorare su progetti che non contribuiscono all'Obiettivo principale. Ma aspetta, la nostra organizzazione ha diversi team grandi, e ogni team avrà probabilmente 20-30 sotto-obiettivi. Non diventerà tutto molto confuso? No, puoi sempre fare doppio clic su un sotto-obiettivo e quell'obiettivo si sposterà al centro Una mini Goalscape in basso a destra ti mostra sempre dove sei nel Contesto generale. Così anche se il tuo team ha 100 sotto-obiettivi, questa struttura li aiuterà a restare organizzati.

Passo 2: Prioritizza i sotto-obiettivi e alloca correttamente le risorse

Una volta aggiunti alcuni sotto-obiettivi, puoi prioritizzarli regolando la dimensione di ciascuno. Puoi farlo trascinando il bordo di ogni sotto-obiettivo o spostando lo slider di Importanza. In Goalscape tutto il team può vedere facilmente quali progetti sono prioritari, così da allocare correttamente tempo e risorse ai task più importanti. Inoltre, se un membro del team vuole aggiungere un nuovo sotto-obiettivo in una qualsiasi area, vedrà immediatamente l'effetto sui sotto-obiettivi esistenti: il nuovo obiettivo competerà per le risorse disponibili, quindi tutti gli obiettivi "vicini" esistenti si restringeranno (la loro Importanza sarà ridotta) per accomodarlo. Questa rappresentazione visiva scoraggia i membri del team dall'aggiungere troppi nuovi obiettivi via via, perché vedono immediatamente l'impatto sul piano esistente.

Passo 3: Tagga i membri del team e collabora all'interno dei sotto-obiettivi

Puoi aggiungere membri del team a ciascun sotto-obiettivo taggandoli, e c'è anche una sezione Commenti in ogni obiettivo per comunicare in modo diretto e specifico su quell'obiettivo. Comunicare direttamente all'interno del sotto-obiettivo (invece che via Slack o email) è molto più efficace:

Tutti sanno esattamente di quale progetto stai parlando.
Solo le persone che lavorano su quel sotto-obiettivo specifico vengono avvisate (invece di tutti nel progetto più grande), il che elimina messaggi rumorosi.

Inoltre, ogni volta che aggiungi un membro del team a un progetto, non devi metterlo al corrente perché potrà vedere l'intera cronologia della conversazione direttamente all'interno del sotto-obiettivo.

Passo 4: Monitora l'avanzamento in ogni sotto-obiettivo e guarda lo stato complessivo del progetto

Goalscape rende anche facile per tutti nel team vedere l'avanzamento di ciascun sotto-obiettivo solo con un colpo d'occhio alla Goalscape. Nello specifico, ogni sotto-obiettivo ha una barra di avanzamento, che i membri del team possono regolare per riflettere i progressi fatti su quel sotto-obiettivo. Nella mappa degli obiettivi quel sotto-obiettivo sarà ombreggiato per rappresentare il progresso raggiunto. E quel progresso si aggrega verso l'alto, negli obiettivi padre e di livello superiore in base all'Importanza dell'obiettivo. I membri del team possono anche aggiungere Due date per ogni sotto-obiettivo e creare le proprie to-do list orientate agli obiettivi. E invece di creare solo una "lista della spesa", possono aggiungere tag a ciascun task ("Now", "Next", "On Hold", ecc). Così non si sentiranno mai sopraffatti perché possono filtrare la loro to-do list per questi tag. Per esempio, per vedere la to-do list della giornata, i membri del team possono aprire la sidebar Focus e filtrare gli obiettivi selezionando il proprio nome (come Responsabile) e il tag "Now". Possono anche ordinare per stato ("Pending" o "In progress"). In aggiunta, i membri del team possono anche vedere le to-do list degli altri, inserendo il nome di un altro collega e i tag rilevanti. Questo elimina domande fastidiose come "quando stai lavorando a questo progetto?" "Quando prevedi di finire questo progetto?" Per provare Goalscape,registrati per una prova gratuita oggi!

2) Geekbot - Il migliore per stand-up giornaliere e check-in settimanali

Geekbot è progettato specificamente per stand-up giornaliere asincrone su Slack, anche se i team possono usarlo anche per retrospettive di sprint, sondaggi Slack e altro. Rende facile fare domande come "cosa hai fatto dal nostro ultimo status report?" "cosa farai oggi?" e "c'è qualcosa che blocca il tuo avanzamento?". Geekbot rende anche facile misurare l'umore complessivo del team con un grafico e un punteggio per la felicità del team. Non c'è però una panoramica visiva che mostri priorità e avanzamento in ogni area. Offre piani gratuiti e a pagamento. Il piano free è disponibile per team fino a 10 persone, e i piani a pagamento offrono membri del team illimitati.

3) Dropbox - Il migliore per la condivisione di file

Dropbox potrebbe non essere considerato uno strumento di comunicazione standard, ma abbiamo scoperto che assicurarsi che tutti i file siano correttamente ospitati al posto giusto può rendere il tuo workflow molto più efficiente. Inoltre, ti permette di taggare membri del team su progetti specifici, fare commenti e fornire feedback direttamente all'interno della piattaforma (simile a Google Drive). Dropbox offre anche template come "social media plan", "brand guidelines", "content calendar" e altro. Questo rende facile trovare tutto ciò che ti serve in un unico posto, dato che Dropbox supporta l'intero ciclo di vita di un progetto. Rappresenta una struttura a "cartelle" di documenti correlati, ma nessuna indicazione di avanzamento negli obiettivi e nel progetto complessivo.

4) Zoom - Il migliore per le videoconferenze

Mentre sempre più team lavorano da remoto, le occasionali interazioni faccia a faccia sono essenziali e Zoom è uno degli strumenti di comunicazione più essenziali che puoi aggiungere al tuo tech stack. Anche se è simile a Skype, Zoom sembra essere lo strumento di videoconferenza preferito perché rende facile:

Registrare e archiviare video
Aggiungere automaticamente una location all'invito
Integrarsi con praticamente qualsiasi software

Zoom ha diverse opzioni di pricing e un piano free. Se scegli un piano a pagamento il prezzo dipende principalmente dalle dimensioni della meeting room (quante persone sono nella call), dalla durata della chiamata e dallo storage cloud, quindi se il tuo team fa molte videochiamate potrebbe valere la pena investirci. Anche se è ottimo per chiamate e web conference, avrai comunque bisogno di un modo per definire piani per i progetti su cui lavori e tracciare i progressi, così da avere discussioni significative nelle review meeting (decidendo cosa deve essere fatto proprio ora).

5) Slack - Il migliore per chat e discussioni di gruppo

Mentre sempre più aziende lavorano da remoto, i team non possono più avvicinarsi alla scrivania di un collega per fare una domanda. Per mantenere efficiente la comunicazione del team, considera di usare Slack. È strutturato con un'interfaccia chat e permette ai leader di creare diversi canali di comunicazione per diversi progetti. Di default, Slack invia notifiche in tempo reale ogni volta che ricevi un messaggio, anche se puoi personalizzare le impostazioni di notifica se diventa troppo rumoroso. Anche se Slack da solo potrebbe non bastare a tenere i tuoi obiettivi in carreggiata, è sicuramente utile se ti serve un modo semplice di chattare con i colleghi.

6) Miro - Il migliore per il brainstorming online

Mentre i lavoratori da remoto non possono fare brainstorming su una lavagna fisica, Miro permette ai membri del team di collaborare digitalmente su una lavagna virtuale. Si integra con Zoom così puoi condividere lo schermo della lavagna digitale durante la call, e i membri del team possono modificare virtualmente la mappa del progetto. Le opzioni di editing includono trascinare e rilasciare task, aggiungere post-it virtuali e caricare file (come fogli di calcolo, PDF, documenti e immagini). Per iniziare, puoi selezionare uno dei template già pronti di Miro, inclusi business model canvas, user story map, diagrammi a lisca di pesce, mappe mentali e altro. Però una volta che hai le tue lavagne, dovrai trasferire i piani concordati a uno strumento più strutturato per assegnare task, tracciare i progressi e monitorare lo stato complessivo. Oltre all'integrazione con Zoom, Miro si integra anche con altri strumenti di collaborazione come Jira, Trello e Slack.

Scegliere uno strumento di comunicazione per il project management giusto per te

Migliorare la comunicazione di progetto inizia con l'assicurarsi che il team sia d'accordo sull'obiettivo principale e sui sotto-obiettivi chiave di supporto. Una volta che tutti sono allineati sulla missione e sulle milestone chiave, scoprirai che anche la comunicazione diventa molto più efficiente. Quindi, se vuoi un sistema semplice che renda facile per il team fissare obiettivi, tracciare i progressi e collaborare, prova Goalscape oggi gratis.