Software di prioritizzazione progetti per migliorare l'efficienza del team

Uno dei problemi più grandi che abbiamo riscontrato usando Excel o anche una checklist di to-do per la prioritizzazione dei progetti è che non puoi dedurre visivamente (in meno di 10 secondi) quali task/sotto-obiettivi di un progetto siano le priorità principali. Dato che task e sotto-obiettivi sono la roadmap verso l'obiettivo finale, non riuscire a identificare le priorità dei sotto-obiettivi riduce le tue probabilità di raggiungere l'obiettivo finale. È la difficoltà che i fondatori di Goalscape, Marcus Baur e Richard Parslow, hanno affrontato quando allenavano le loro squadre veliche per le Olimpiadi. All'epoca avevano piani di allenamento dettagliati in fogli di calcolo, ma la complessità di questi fogli rendeva difficile vedere i sotto-obiettivi più importanti. Questo pain point li ha portati a esplorare diverse soluzioni software di prioritizzazione dei progetti e, alla fine, a sviluppare il proprio strumento. Quindi, sia che tu guidi un team in un contesto aziendale o che stia portando una squadra a un titolo mondiale, ecco una panoramica dei migliori strumenti di prioritizzazione dei progetti. Ti presenteremo prima il nostro strumento, Goalscape (che usiamo per le nostre esigenze di prioritizzazione), poi alcune soluzioni alternative.

Come abbiamo selezionato questi strumenti di prioritizzazione (nuovi dati)

Volevamo capire cosa cercano le persone in un software di prioritizzazione dei progetti. Così abbiamo fatto uno studio su 100 project manager per vedere cosa è più importante per gli utenti nello scegliere una soluzione. Ecco un riassunto dei nostri risultati (e di come hanno determinato gli strumenti confrontati in questo post).

Se i rispondenti potessero cambiare una cosa del loro attuale software di prioritizzazione, la maggioranza (44%) ha detto che aggiungerebbe la possibilità di comunicare direttamente dentro la piattaforma. La seconda cosa più richiesta è rendere lo strumento più intuitivo.
La maggior parte degli strumenti di prioritizzazione (58%) richiede pochi giorni per essere compresa. Circa il 28% richiede almeno una settimana per mettere a regime le persone nuove.

Con questi dati in mano, abbiamo curato questa lista di strumenti basandoci sui risultati.

1) Goalscape

Quando Marcus e Richard allenavano le loro squadre per le Olimpiadi, il problema con i loro fogli di calcolo era che:

La struttura generale del foglio era opprimente, il che significava che atleti, allenatori e staff di supporto non avevano una visione condivisa del piano.
Anche quando la squadra leggeva e capiva i fogli, i compagni uscivano di solito con idee diverse su quali task fossero prioritari.

Di conseguenza mancava chiarezza e c'era il rischio di spendere troppo tempo su task che non contribuivano molto all'obiettivo principale. Per risolvere questi problemi abbiamo costruito Goalscape come software di prioritizzazione dei progetti visivo. Il vantaggio principale è che l'intero team vede, a colpo d'occhio, quali sotto-obiettivi sono a più alta priorità e il progresso di ciascuno. In meno di 30 secondi ha una comprensione completa di:

L'obiettivo principale verso cui tutti lavorano
Quali obiettivi di supporto sono le priorità principali e come contribuiscono al quadro più ampio
Il progresso in ogni area, e complessivo

Oltre a permettere al team di vedere direttamente quali task sono prioritari e il progresso di ciascuno, Goalscape rende i tuoi obiettivi attuabili permettendo al team di comunicare e assegnare task direttamente dentro ciascun sotto-obiettivo. Così il team guarda ogni giorno all'obiettivo finale e ogni singolo task è allineato con un obiettivo specifico, in base al suo contributo al successo del progetto. Questo elimina la possibilità che il team lavori su task a bassa priorità o su attività di contorno. Qui sotto vediamo come Goalscape migliora allineamento, coinvolgimento ed efficienza del team. Oppure, se vuoi provare subito Goalscape, puoi provarlo gratis.

Rendi i tuoi obiettivi attuabili e scala all'infinito

Il primo passo è definire l'obiettivo principale. Per il tuo business vale la pena dedicare un po' di tempo a trovare un'espressione ispirazionale che descriva il tuo obiettivo di alto livello: qualcosa su cui le persone si riconoscano davvero, perché si allinea con i loro obiettivi personali. Per obiettivi di progetti a breve termine, sii specifico e sintetico. Una volta inserito l'obiettivo principale al centro della mappa, aggiungi i sotto-obiettivi che devono essere completati per raggiungerlo. Generalmente si suddividono in attività in aree diverse, di cui possono essere responsabili persone (o team) diversi. Per esempio, se l'obiettivo di un progetto di vendita è "firmare 20 clienti in più questo trimestre", i sotto-obiettivi potrebbero includere "ottenere 100 visitatori in più al sito da Google al mese" e "migliorare i tassi di conversione via email dell'1%". Per ciascuno di questi sotto-obiettivi puoi poi creare ulteriori sotto-obiettivi, scomponendoli in blocchi di lavoro gestibili, con uno stato target definito, metriche e milestone, e probabilmente una Due date. Non c'è limite al numero di sotto-obiettivi, quindi scala all'infinito per accogliere un'analisi completa della sfida.

Prioritizzazione visiva

Un problema chiave delle to-do list e dei fogli di calcolo è che non mostrano chiaramente al team quali task siano le priorità. Al contrario, la sola quantità di task fa spesso sentire le persone sopraffatte e perse. Goalscape usa quindi un display visivo per mostrare l'importanza relativa di ogni obiettivo in modo semplice e diretto: è la dimensione della fetta di torta di ciascun obiettivo. Per esempio, se hai tre task diversi e uno è significativamente più importante degli altri due, puoi regolare la dimensione di quel sotto-obiettivo per farlo significativamente più grande degli altri due. Per regolare la dimensione di ciascun sotto-obiettivo puoi trascinare il suo bordo o usare lo slider Importanza nel suo pannello, impostando una percentuale specifica. Come vedi nella goalscape qui sopra, è immediatamente evidente quali sotto-obiettivi siano i più importanti.

Tracciamento visivo dei progressi

Se usi una to-do list per tracciare il progresso del progetto, il progetto è o spuntato (fatto) o non spuntato (non fatto). Quindi non puoi vedere quanto è vicino al completamento, né se qualcuno ha iniziato a lavorarci. Stabilire la posizione in ogni area di un progetto si basava tradizionalmente su email e messaggi Slack continui ("hai iniziato a lavorare su questo obiettivo?"; "come stai andando?"). Ma ogni "ping" che un membro del team riceve significa che deve fermare ciò che sta facendo e rispondere: questo continuo context switching non solo danneggia la produttività, influisce su umore e coinvolgimento delle persone. Per superare questo, con Goalscape puoi valutare facilmente i progressi in ogni area e complessivi, a colpo d'occhio, in qualsiasi momento – senza mai inviare un singolo messaggio! Mentre lavorano e raggiungono milestone verso il completamento degli obiettivi, i membri del team aggiornano il progresso di ciascun sotto-obiettivo per riflettere lo stato attuale. Puoi controllare il progresso del progetto con la frequenza che vuoi senza mai infastidire i tuoi compagni con messaggi insistenti. Ed eliminare tutto il messaggistica inutile crea un ambiente di lavoro più efficiente e felice. Puoi anche aggiungere date di scadenza a ciascun sotto-obiettivo così i deliverable sono sempre completati in tempo.

Collaborazione di team focalizzata sugli obiettivi

Goalscape elimina la necessità di molte comunicazioni ("qual è la timeline di questo progetto?"), ma i tuoi compagni avranno comunque bisogno di fare domande su obiettivi specifici, tipo "stiamo facendo annunci Facebook solo sulla fascia demografica A? O anche sulla B? E qual è il conversion rate?". Prima, discussioni così richiedevano un thread Slack o email. Questi thread però possono diventare rapidamente un casino. Prima devi stabilire di quale set di annunci Facebook si sta parlando, poi assicurarti che siano in copia tutte le persone giuste (marketing manager, contatto dell'agenzia, graphic designer ecc.). Con tante persone coinvolte, è facile che i messaggi diventino rumorosi. Per esempio, al graphic designer probabilmente serve leggere un solo messaggio dell'intero thread. Quindi smetterà di leggere e potrebbe alla fine perdere l'informazione chiave che gli serviva. In breve: è davvero frustrante e può far andare indietro il progetto. Per risolverlo, Goalscape permette al team di conversare direttamente nel sotto-obiettivo rilevante. Così, ogni volta che hai una domanda, commenti quel sotto-obiettivo specifico. Tutti sanno esattamente di quale progetto si sta parlando e solo le persone coinvolte in quel particolare obiettivo ricevono una notifica email. E l'oggetto dell'email è il nome dell'obiettivo, quindi le persone sanno esattamente di cosa tratta il messaggio prima di aprirlo. Inoltre, quando aggiungi qualcuno a un progetto, può vedere l'intera cronologia delle conversazioni per tutti gli obiettivi su cui lavorerà, il che riduce il tempo di onboarding dei nuovi membri. Per esempio, se ti serve un nuovo creativo per una campagna, tagga il graphic designer su quel particolare progetto. Potrà vedere l'intera cronologia della conversazione in un solo posto (e non dovrà mai chiedersi di quale progetto stai parlando). Inoltre, chiunque può vedere su cosa stanno lavorando tutti in ogni momento grazie ai tag di stato come "Next", "Now", "On Hold", o qualsiasi altro tag tu voglia usare. Quindi, mentre lavorano, i membri del team possono aggiornare il progresso di tutti i loro obiettivi. Goalscape crea poi una to-do list basata su selezioni per data, progresso, persona e tag. Così i membri del team possono accedere rapidamente a una to-do list di tutti i loro task filtrando il progetto per il proprio nome e poi per un tag particolare come "Now" o "Next". Offre subito chiarezza nella complessità, così le persone non si sentono mai sopraffatte dalla dimensione della sfida. Utile anche per i manager, che possono vedere su cosa sta lavorando ogni persona in qualsiasi momento senza dover mandare messaggi o generare report. Elimina domande come "quando pensi di lavorare sul progetto Instagram?". Al contrario, basta cliccare sul nome del membro del team (come Responsabile) e filtrare per "Now" o "Next" per vedere dove si trova quell'obiettivo nel suo piano di lavoro. Pur esistendo molti strumenti di prioritizzazione, Goalscape è unico nell'essere visivo e attuabile. Provalo gratis oggi per vedere se Goalscape è il migliore per il tuo team.

2) ProductBoard

ProductBoard è un software di project management che offre queste funzionalità chiave:

Creare roadmap: puoi costruire roadmap agili con un'interfaccia in stile calendario.
Prioritizzazione: ProductBoard ti permette di dare un punteggio al "valore" di ciascuna feature, allo sforzo stimato, e di classificarla come "must have" o solo "nice to have".
Feedback centralizzato: se hai più fonti di feedback (chat Intercom, recensioni, Salesforce ecc.), ProductBoard può raccoglierle in un unico posto per farti identificare le iniziative più importanti. La funzione Smart Insights può persino darti suggerimenti.
Validare idee: ProductBoard ti permette anche di sondare il tuo pubblico per validare nuove idee. I clienti possono scegliere se una feature è "nice to have", "importante" o "critica", e lasciare feedback qualitativo.

ProductBoard è pensato per team di sviluppo software che vogliono lavorare in modo più efficiente. Si integra anche con molti strumenti comuni come Slack, Salesforce, Microsoft Teams e altri.

3) Jira

Jira si definisce "lo strumento di sviluppo software numero uno usato dai team agili". Permette ai team software di assegnare task, tracciare i progressi e collaborare tramite roadmap di progetto e scrum board. Nel processo di pianificazione puoi assegnare task alle persone, definire un lead time e aggiungere una descrizione. Una volta che l'assegnatario inizia a lavorare su un task, può cambiare lo stato da "to-do" a "in progress". Quando è finito, può cambiarlo da "in progress" a "done". La dashboard dei report offre una panoramica dettagliata di come stai andando rispetto agli obiettivi di business, con sprint report, burn-down chart, release burn-down e velocity chart.

4) Trello

Trello è uno strumento di project management noto per l'uso di kanban board semplici. In ciascun progetto puoi aggiungere più board (come "idee", "lancio" e "ottimizzazione"). Dentro ciascuna board puoi aggiungere task specifici, creare to-do list e altro. Una volta impostato il progetto, puoi aggiungere membri del team ai task rilevanti, impostare le scadenze e collaborare nella sezione commenti. Anche se non hai mai creato una kanban board prima, Trello rende semplice iniziare con template personalizzabili per diversi progetti (come "agile teams" e "design huddles"). Trello si integra anche con oltre 200 altri strumenti come Slack, Jira e Salesforce.

5) Airfocus

Airfocus si definisce una "piattaforma modulare di product management" e ha guadagnato popolarità tra i project manager negli ultimi anni. Offre una funzionalità specifica di prioritizzazione che permette di definire il valore (impatto e ricavo) rispetto allo sforzo di esecuzione richiesto per ogni progetto. In base a come definisci queste metriche (impatto, ricavo e sforzo), Airfocus genera un punteggio per ciascun progetto. Questo ti aiuta a identificare rapidamente i progetti a forte impatto che richiedono minimo sforzo esecutivo. Oltre alla prioritizzazione, Airfocus offre anche queste funzionalità:

Roadmap
Release
Modularità
Insights

Si integra anche con Intercom (per il feedback dei clienti), Jira e Azure DevOps.

6) Aha!

Aha! è principalmente una soluzione software di product roadmap progettata per rendere più semplice la prioritizzazione dei progetti. Offre vari template di roadmap, incluse Kanban Board, diagrammi di Gantt e altro. Offre anche varie funzionalità collaborative come i commenti, oltre a modi per tracciare il successo del progetto. Le funzionalità chiave di Aha includono:

Aha Roadmaps: ti permette di creare una strategia, prioritizzare le feature e disegnare piani visivi.
Aha Ideas: puoi raccogliere feedback dalla community, interagire con essa e analizzare i trend.
Aha Create: è come un taccuino che ti permette di registrare informazioni chiave, lavagnare concetti e altro.

È uno strumento piuttosto complesso, mirato soprattutto ai team più grandi nel settore dello sviluppo software.

7) ProdPad

ProdPad è una soluzione di project management che si differenzia dagli altri strumenti catturando e raccogliendo il feedback dei clienti e integrandolo nel flusso di lavoro. Così puoi vedere quali progetti prioritizzare in base al feedback dei clienti. Oltre a raccogliere feedback dai clienti, offre anche altre funzionalità comuni di project management come:

Product roadmap
Gestione delle idee
Flusso di product backlog
OKR

ProdPad offre anche un assistente AI che ti fornirà raccomandazioni di prodotto basate sui trend nel feedback dei clienti. Si integra anche con soluzioni come Jira, Azure DevOps e altre.

Scegliere il miglior software di prioritizzazione per il tuo team

Ci sono molti strumenti di prioritizzazione diversi disponibili, ma solo una manciata rende evidente, a colpo d'occhio, quali task il team dovrebbe prioritizzare. Se il team non è allineato sulla strategia per raggiungere l'obiettivo, è improbabile che l'obiettivo finale venga raggiunto. E se la comunicazione non è orientata agli obiettivi può danneggiare produttività, coinvolgimento e morale. Abbiamo costruito Goalscape perché non riuscivamo a trovare uno strumento che soddisfacesse le nostre esigenze. Quindi, se anche tu vuoi uno strumento che renda facile prioritizzare e tracciare il progresso degli obiettivi, prova Goalscape gratis.